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Serienbriefe mit NotesToPaper

Als Beispiel zur Verdeutlichung dient die Beispieldatendank "NTP 6.0 Serial Letter"(NTPSL.NSF), die in der Standardinstallation von NotesToPaper enthalten ist.

Designen Sie (oder alternativ: Lassen Sie designen) mit NotesToPaper Setup den Briefaufbau entweder nach bestimmten Vorgaben (CD/CI) oder nach Ihren eigenen Vorstellungen.

Die zentrale Funktion/Option von NotesToPaper für die Steuerung der Serienbrieffunktionalität ist NTPOPTION_RESET_PROJECT_STATE (1). Damit kann ein Reset des gesamten Projektes nach jedem Datensatz erreicht werden. Wird diese Option aktiviert, dann wird nach jedem Datensatz (NTPEndDocument) das gesamte Layout auf den Ausgangszustand zurückgesetzt – so als wenn gerade die erste Seite gedruckt wird.

Im Beispielskript sehen Sie die Vorgehensweise:

Nach der üblichen Initialisierung eines neuen Reports aktivieren Sie die Serienbrieffunktion NTPOPTION_RESET_PROJECT_STATE (1). Im aktuellen Beispiel sehen Sie eine weitere Funktion, die sich besonders im Serienbriefumfeld anbietet – die Ersetzung von Platzhaltern/Variablen (2), um den Haupttext beispielsweise persönlicher zu gestalten. Hier werden – der Einfachheit halber – alle Platzhalter durch den Produktnamen ersetzt.

Es folgt nun die Schleife zum Export der eigentlichen Serienbriefdaten:

Die Adressinformationen (3) und der Haupttext (4) ergeben zusammen den ersten Serienbrief. Durch die Aktivierung der Serienbrieffunktion (1) wird nun nach der Speicherung des Datensatzes (5) das gesamte Layout, wie oben beschrieben, zurückgesetzt. Der Vorgang wiederholt sich in diesem Fall so lange, bis die Schleife keine Dokumente mehr findet.

Nachdem Sie mit NTPEnd den Datentransfer beendet haben, wird durch die abschließende Funktion NTPProcessReportExt der Serienbrief erzeugt.

PS: Durch eine Erweiterung/Veränderung des Skripts können Sie den Serienbrief auch als PDF-Datei im Dateisystem ablegen – alternativ oder kumulativ auch für jeden Empfänger gesondert.